La participación en el Encuentro es por invitación directa de la organización, bien mediante audiciones en las Escuelas Asociadas o bien por recomendación de alguno de los profesores convocados.
La organización del Encuentro costea los gastos de viaje, alojamiento y manutención de los participantes, así como dietas y traslados internos. Adicionalmente, los participantes reciben una ayuda artística por sus intervenciones en las actividades programadas.
Oyentes a las lecciones magistrales:
- - Acceso libre.
- - Aforo limitado.
El Encuentro participará plenamente en el proyecto de Escuela Virtual de música, por lo cual la mayor parte de sus clases serán grabadas audiovisualmente.